综合档案管理平台联合解决方案 目录 1 金融领域建设背景和趋势 2 综合档案管理平台联合解决方案 档案管理业务现状 分业务管理 调阅流程复杂 纸质档案居多 甚至手工管理 查找档案困难 存储安全性差 管理分散 利用率低 缺乏电子化 金融业档案管理业务现状 综合档案管理平台产品定位 建设建立信贷档案管理系统，将行内所有档案进行统一管理，将纸质文 件转化为电子文件进行存储，提高档案利用率，方便查找，提高档案存储的安 全性，使信贷档案管理更加规范化、科学化、制度化。 综合档案管理平台与协同办公系统自劢衔接，实现文档一体化，帮劣档案 管理人员进行档案管理工作。系统能够实现各门类载体档案的整理、编目、组 卷、立卷、销毁、借阅、修改案卷、删除案卷、查阅案卷、自劢催退和强制归 还、自劢归档等功能，方便用户根据电子档案查找纸介质档案。 XXXX 综合档案管理平台综合运用内容管理平台、影像工作流、影像采集 等技术，对全行各部门各阶段产生的档案进行收集、整理，为档案全面电子化 管理、电子化调阅提供了整体解决方案。 综合档案管理平台设计思路 管理 运营 部 会计 信 部 贷 信用卡部 国际业务 人事部 科技部 会计档案 电子报表 信贷档案 申请资料 国结单证 人事档案 科技资料 信用卡申请表 会计传票 财务会计报告 客户资料 信用证 学历资料 基础建设资料 身份证复印件 手工账簿 会计业务报表 授信资料 提货担保 履历资料 设备采购档案 户口本复印件 电子报表 年度财务会计报 放款资料 国结单证 身份基本信息 IT 维护档案 登记簿等 告 征信评估报告 贷后资料 审批资料 职务变更资料 产品研发档案 其它证明文件 综合档案管理平台 目录 1 金融领域建设背景和趋势 2 综合档案管理平台联合解决方案 综合档案管理平台功能架构图 档案多种收集方式 手工收集 通过手工录入，批量导入的方式收 集归档 线上收集 综合档案 建立预归档机制，通过线上审批收 集归档 管理平台 接口收集 与各业务系统对接，各系统中归档 according to your need to draw 文件通过接口自动归档 the text box size …… 档案自动分档方案  利用一维码或二维码识别率高的特性，使用一维码或者二维码进行自动分类；  插入 / 黏贴条码、手写编号后，批量进行扫描；  扫描后完成自动分档 手写编号 分隔页 分隔页 粘贴 支持多种类型的档案格式 支持数十种格式档案在线阅读，可与 Office 、 PDF 等常用工具无缝集成 主流文档格式 主流图像格式 Office 主流音 / 视频格式 PDF Flash WPS RAR …… …… 档案管理 – 基础功能 1 电子档案既保存档案目录、索引又保存档案信息，纸质档案只保存目录和信息，并对照交易流水对 保存 应电子档案； 2 对于各生产系统已经生成的电子档案，档案系统从生产系统获得档案信息后需要按照档 归档 案目录自动进行档案编号和归档；对于生产系统没有直接提供电子档案信息而管理上需 要保留档案信息的，需要业务系统提供相关信息，档案系统加工成档案形式归档； 3 档案登记特指操作员手工在系统中归档的实物档案过程。实物档案根据操作员录入的档案名称、启 登记 用日、册数、保管地点、保管人等基本资料，自动查找出档案相应的保管年限、归属种类等信息， 再由规则引擎为档案分配编号，最后将所有档案信息写入系统档案数据中，形成档案记录。 4 由档案归属行及其管理行对已经登记的档案按需求进行查询，系统设置相关查询条件，例 查询 如档案编号、档案名称、启用日、保管期满日、归档日期、保管年限、档案种类、是否涉 及为了结事件等，用户可以在自己的权限范围内按自己的需求选择性的查询档案； 档案管理 – 基础功能 5 调阅 针对非档案所有者，包括外单位有权部门（如公、检、法等部门）与内部有权部门，需要查阅档 案的，经授权后可以查阅相应的档案，并生成调阅记录，以便管理、审计追踪等； 6 由于档案存放地点、管理人员、管辖机构等发生变化而引起的档案交接。包括各保管地点 与档案中心库的档案交接、档案管理人员变动的交接、网点撤并的档案交接等， 系统按 移交 要求提供移交清单，核对无误后进行档案的移交 ； 7 销毁 定期对超过保管期限的档案进行清理和销毁。 系统自动检索保管期满的档案，形成销毁申报文 件，报有关部门批准，获准后形成档案销毁清册，管理者据以销毁相应的档案。 8 盘点 制定盘点计划，按盘点计划进行执行，并生成盘点报告；对盘点报告中的异常数据进 行处理，支持 RFID 电子标签设备的智能盘点。 档案管理 – 档案编号规则 公共属性 私有属性  档案代码：表明档案名称及种类的唯一顺序代码。  档案编号：生成机构号（ 6 位）＋档案代码（ 4 位）＋档案 代码规则为， 0001 － 5999 总行统一， 6000 － 7999 形式（ 1 位）＋档案截止日期（ 8 位）＋册数（ 1 位） + 顺序 分行统一， 8000 － 9999 分行专用。； 号（ 8 位）；  业务种类：即内部核算、现金管理、资产、个人负债等；  档案形式：图像、纸质和电子三种； 0 电子， 1 图象， 2 纸 质；  档案类型：会计凭证、总账、分户账、日记账、开销户登 记簿、其他登记簿、会计报告、其他会计资料； 编号  归档日期、归档人、生成机构、保管机构等；  形成周期：日、旬、月、季、半年和年； 规则  档案状态：分为正常、申请移交、申请销毁、销毁等；  保管期限： 10 、 30 年和永久；  未了事项：有 / 无；  查询权限：第一位代表用户级别；第二位代表行政级别；  科目号：总账类档案专用，自动获取 / 手工输入；  数据来源：总行来源 Z00×× 业务系统；全国统一的分行  起始日期、截止日期； 来源数据 F00 分行业务系统；各省来源 F+ 省市代码 + 业务  册数：纸质档案用一位字符，电子档案用 0 表示。 系统。 Document Outline 幻灯片 1 幻灯片 2 幻灯片 3 幻灯片 4 幻灯片 5 幻灯片 6 幻灯片 7 幻灯片 8 幻灯片 9 幻灯片 10 幻灯片 11 幻灯片 12 幻灯片 13